வேர்ட்: எளிதாகப் பயன்படுத்த வழிகள்
அலுவலகப்
பயன்பாட்டு மென்பொருள்களில் முக்கிய மானது மைக்ரோசாப்ட் வேர்ட், எக்செல்
மற்றும் பவர்பாயிண்ட் இதில் வேர்ட் டாகுமெண்ட் தயாரிக் கும்போது உதவக்
கூடிய வழி முறைகள் சிலவற்றை இந்த வாரம் பார்ப்போம் . எக்ஸெல் டேபிளை
வேர்டில்பொருத்த: எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டி லிருந்து டேபிள் ஒன்றை வேர்ட்
தொகுப்பிற்கு மாற்றுகிறீர்கள். என்ன நடக்கிறது? சில வேளைகளில் சில
கட்டங்களில் இருந்த டேட்டாவில் பாதியைக் காணவில்லை. எங்கு போ யிற்று இந்த
டேட்டா? என்ற கேள்வியுடன் வேர்ட் பைலின் பக் கத்தை போர்ட்ரெய்ட் லிருந்து
லேண்ட்ஸ்கேப் ஆகமாற்றிப் பார்க்கிறீர்கள். அல்லது டேபிளின் அகலத்தை அதிகப்
படுத்தி டேட்டாவைப் பெற முயற்சிக் கிறீர்கள்.
ஆனால் இந்த செயல்கள் எல்லாம் டாகுமெண்ட்டின் மற்ற பகுதி களைப் பாதிக்கும். அல்லது மவுஸின் கர்சரை மேலாக வைத்து இழுத்து செல்களை அகலமாக்கிப் பார்க்க முயற்சிப்பீர்கள்.இதுவும் பிரச்சனைக்குரியதே. உண் மையான பிரச்சனை என்னவென்றால் ஒரு செல்லில் அடைபடுவதற்கு மேலாகவே டெக்ஸ்ட் உள்ளது. இதனை வேறு சில இடங்களில் மவுஸால் கிளிக் செய்வதன் மூலம் மாற்றலாம். டே பிளை செலக்ட் செய்து பின் அதன் மீது ரைட் கிளிக் செய்திட வும். பின் ஹரவடிகவை என் பதற்கு மவுஸை உருட்டி ஹரவடிகுவை வடி றுiனேடிற என்ப தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இன்னமும் டேபிளின் அகலம் மார் ஜின் கோடுகளைத் தாண்டி தோற்ற மளித்தால் பாண்ட் அளவினைச் சற்று குறைத்துப் பார்க்கவும்.
இதற்குடேபிளை முதலில் செலக்ட் செய் திடுங்கள். பின் கீகளை அழுத்தினால் எழுத்தின் அளவு குறைந்து டேபிள் சரியாகிக் காட்சி அளிக்கும். இதன் பின்னும் பிரச்னை இருந்தால் ஏதேனும் காலம் பார்டரில் டபுள்கிளிக் செய்தால் நெட்டு வரிசை யினைத் தானாக சுருங்கும்படி செய்திடலாம்.
பல பக்கங்களில் ஒரு ஒர்க்ஷீட்டை அச்சிட:
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டினை நல்ல முறையில் படித்தறிய அதனை எப்படி தோற்றமளித்தால் நன்றாக இருக்குமோ அதன்படி பிரித்து அச்சிடுவது நல்லது. எடுத்துக் காட்டாக 10 படுக்கை வரிசைகள் உள்ள ஒர்க் ஷீட்டில் முதல் மூன்று ஒருபக்கத்திலும் அடுத்த ஏழு அடுத்த பக் கத்திலும் இருக்கும் படி அச்சடித்தால் படிப்பவர்களுக்கு தகவல்கள் சிறப் பாகக் கிடைக்கும் என நீங்கள் திட்ட மிடலாம். இதனைச் செயல்படுத்த எந்த படுக்கை வரிசையிலிருந்து வரிசைகள் அடுத்த பக்கத்தில் தோன்ற வேண்டும் என்று எண்ணுகிறீர்களோ அதன் முதல் செல்லில் கர்சரை வைத்துப் பின் “ஐளேநசவ” “ஞயபந க்ஷசநயம” தேர்ந்தெடுக்கவும்.
உடனே புள்ளிகளால் ஆன ஒரு படுக்கைக் கோட்டினை நீங்கள் அந்த வரிசைக்கும் மேலாக பார்க்கலாம். இதிலிருந்து அச்சில் இந்த வரிசை அடுத்த பக்கத்திற்குப் போய் விட்டது என்று பொருள்.எக்ஸெல் ஒர்க் புக் ஒன்றை பெரிய ஸ்ப்ரெட் ஷீட்டுடன் உருவாக்கிக் கொண்டிருக்கையில் அந்த ஒர்க் ஷீட் அச்சில் எப்படி தோன்றும் என்பது தெரிந்தால் நாம் நமக்கேற்றபடி செல்களையும் வரிசைகளையும் சரி செய்திடலாம் அல்லவா? இதனால் டேபிள்கள் பக்கங்களுக்கு இடையில் உடையாமல் பார்த்துக் கொள்ளலாம். அதே போல் பக்கங்களும் உடையாமல் ஒரே பக்கத்தில் ஒரே மாதிரியான தகவல்கள் தெரியும் படி அமைத்துக் கொள்ளலாம். இதற்குக் கீழ்க்கண்டபடி செட் செய்திடவும்.1. கூடிடிடள மெனு கிளிக் செய்து அதில் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.2. இனி கிடைக்கும் டீயீவiடிளே என்னும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் ஏநைற என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும்.3. இதில் உள்ள “றுiனேடிற டீயீவiடிளே” என்னும் பிரிவில் “ஞயபந செநயமள” என்பதன் அருகே நீங்கள் விரும்பியபடி டிக் செய்திடலாம். பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
செல்லுக்குள் சுருங்கும் எண்கள் எக் ஸெல் தொகுப்பில் செல் ஒன்றில் எண் களை அமைக்கிறீர்கள். அப்போது இடம் இல்லை என்றால் செல் தானாக விரிந்து கொள்கிறது. அல்லது நமக்குப் பிடிக்காத ஜஜஜஜஜ என்ற அடையாளம் கிடைக்கிறது. காரணம் என்னவென்றால் நீங்கள் தரும் எண் அந்த செல்லில் அடங்கவில்லை என்று பொருள். இது போல செல் விரிவடைவது உங்களுக்குப் பிடிக்க வில்லை என்றால் உங்களுக்கு இன் னொரு வழி உள்ளது. எண்களை சிறிய தாக்கிவிட்டால் செல்லுக்குள் அடங்கிவிடும் அல்லவா? இந்த வே லையை யார் பார்ப்பார்கள்? எண் களை அடித்துப் பின் செலக்ட் செய்துபின் அதன் அளவைச் சுருக்கும் வேலை நேரம் எடுக்கும் செயல் அல்லவா? தேவையே இல்லை. கம்ப்யூட்டரே அதனைப் பார்த்துக் கொள்ளும்.
ஆனால் இந்த செயல்கள் எல்லாம் டாகுமெண்ட்டின் மற்ற பகுதி களைப் பாதிக்கும். அல்லது மவுஸின் கர்சரை மேலாக வைத்து இழுத்து செல்களை அகலமாக்கிப் பார்க்க முயற்சிப்பீர்கள்.இதுவும் பிரச்சனைக்குரியதே. உண் மையான பிரச்சனை என்னவென்றால் ஒரு செல்லில் அடைபடுவதற்கு மேலாகவே டெக்ஸ்ட் உள்ளது. இதனை வேறு சில இடங்களில் மவுஸால் கிளிக் செய்வதன் மூலம் மாற்றலாம். டே பிளை செலக்ட் செய்து பின் அதன் மீது ரைட் கிளிக் செய்திட வும். பின் ஹரவடிகவை என் பதற்கு மவுஸை உருட்டி ஹரவடிகுவை வடி றுiனேடிற என்ப தைத் தேர்ந்தெடுக்கவும். இன்னமும் டேபிளின் அகலம் மார் ஜின் கோடுகளைத் தாண்டி தோற்ற மளித்தால் பாண்ட் அளவினைச் சற்று குறைத்துப் பார்க்கவும்.
இதற்குடேபிளை முதலில் செலக்ட் செய் திடுங்கள். பின் கீகளை அழுத்தினால் எழுத்தின் அளவு குறைந்து டேபிள் சரியாகிக் காட்சி அளிக்கும். இதன் பின்னும் பிரச்னை இருந்தால் ஏதேனும் காலம் பார்டரில் டபுள்கிளிக் செய்தால் நெட்டு வரிசை யினைத் தானாக சுருங்கும்படி செய்திடலாம்.
பல பக்கங்களில் ஒரு ஒர்க்ஷீட்டை அச்சிட:
எக்ஸெல் ஒர்க் ஷீட்டினை நல்ல முறையில் படித்தறிய அதனை எப்படி தோற்றமளித்தால் நன்றாக இருக்குமோ அதன்படி பிரித்து அச்சிடுவது நல்லது. எடுத்துக் காட்டாக 10 படுக்கை வரிசைகள் உள்ள ஒர்க் ஷீட்டில் முதல் மூன்று ஒருபக்கத்திலும் அடுத்த ஏழு அடுத்த பக் கத்திலும் இருக்கும் படி அச்சடித்தால் படிப்பவர்களுக்கு தகவல்கள் சிறப் பாகக் கிடைக்கும் என நீங்கள் திட்ட மிடலாம். இதனைச் செயல்படுத்த எந்த படுக்கை வரிசையிலிருந்து வரிசைகள் அடுத்த பக்கத்தில் தோன்ற வேண்டும் என்று எண்ணுகிறீர்களோ அதன் முதல் செல்லில் கர்சரை வைத்துப் பின் “ஐளேநசவ” “ஞயபந க்ஷசநயம” தேர்ந்தெடுக்கவும்.
உடனே புள்ளிகளால் ஆன ஒரு படுக்கைக் கோட்டினை நீங்கள் அந்த வரிசைக்கும் மேலாக பார்க்கலாம். இதிலிருந்து அச்சில் இந்த வரிசை அடுத்த பக்கத்திற்குப் போய் விட்டது என்று பொருள்.எக்ஸெல் ஒர்க் புக் ஒன்றை பெரிய ஸ்ப்ரெட் ஷீட்டுடன் உருவாக்கிக் கொண்டிருக்கையில் அந்த ஒர்க் ஷீட் அச்சில் எப்படி தோன்றும் என்பது தெரிந்தால் நாம் நமக்கேற்றபடி செல்களையும் வரிசைகளையும் சரி செய்திடலாம் அல்லவா? இதனால் டேபிள்கள் பக்கங்களுக்கு இடையில் உடையாமல் பார்த்துக் கொள்ளலாம். அதே போல் பக்கங்களும் உடையாமல் ஒரே பக்கத்தில் ஒரே மாதிரியான தகவல்கள் தெரியும் படி அமைத்துக் கொள்ளலாம். இதற்குக் கீழ்க்கண்டபடி செட் செய்திடவும்.1. கூடிடிடள மெனு கிளிக் செய்து அதில் பிரிவைத் தேர்ந்தெடுக்கவும்.2. இனி கிடைக்கும் டீயீவiடிளே என்னும் பல டேப்கள் அடங்கிய விண்டோவில் ஏநைற என்னும் டேபில் கிளிக் செய்திடவும்.3. இதில் உள்ள “றுiனேடிற டீயீவiடிளே” என்னும் பிரிவில் “ஞயபந செநயமள” என்பதன் அருகே நீங்கள் விரும்பியபடி டிக் செய்திடலாம். பின் ஓகே கிளிக் செய்து வெளியேறவும்.
செல்லுக்குள் சுருங்கும் எண்கள் எக் ஸெல் தொகுப்பில் செல் ஒன்றில் எண் களை அமைக்கிறீர்கள். அப்போது இடம் இல்லை என்றால் செல் தானாக விரிந்து கொள்கிறது. அல்லது நமக்குப் பிடிக்காத ஜஜஜஜஜ என்ற அடையாளம் கிடைக்கிறது. காரணம் என்னவென்றால் நீங்கள் தரும் எண் அந்த செல்லில் அடங்கவில்லை என்று பொருள். இது போல செல் விரிவடைவது உங்களுக்குப் பிடிக்க வில்லை என்றால் உங்களுக்கு இன் னொரு வழி உள்ளது. எண்களை சிறிய தாக்கிவிட்டால் செல்லுக்குள் அடங்கிவிடும் அல்லவா? இந்த வே லையை யார் பார்ப்பார்கள்? எண் களை அடித்துப் பின் செலக்ட் செய்துபின் அதன் அளவைச் சுருக்கும் வேலை நேரம் எடுக்கும் செயல் அல்லவா? தேவையே இல்லை. கம்ப்யூட்டரே அதனைப் பார்த்துக் கொள்ளும்.
